Geen vergezichten, maar maak de COVID-19-crisis zo behapbaar mogelijk

Foto ladder HR rechtenvrij 540 breed.jpg

Geen vergezichten, maar maak de COVID-19-crisis zo behapbaar mogelijk

28 juli 2020 om 10:41

‘Ga het gesprek aan, haal ervaringen op, leg beleid vast’, adviseert Marco Zannoni, expert crisismanagement van Aon en deelnemer aan de beeldbelsessies met NVZD-leden. ‘Keihard evalueren is niet de beste weg om verder te komen. Betrek mensen, van medewerkers tot medezeggenschap en ketenpartners. Wees alert op de impact van COVID-19 die nog gaat komen. Maar maak het klein, overzichtelijk. 

Wat is mijn niet-onderhandelbare basis voor veilige zorg in mijn organisatie? Waar kan ik ruimte laten als maatregelen in de praktijk gewoon niet kunnen? Hoe ga ik om met verzuimrisico’s als reizen naar risicogebieden? Niemand is gebaat bij vergezichten met honderden variabelen waarop geen enkele grip is.’

De rode draad van de eerste beeldbelsessie op 30 juni werd gevormd door organisatie- en leiderschapvraagstukken in een veranderende omgeving. Met als schrikbeeld een tweede golf van besmettingen. Aan de ene kant vragen over afbouw van het crisisteam, versoepeling van maatregelen, het communiceren daarvan en de impact van de crisis op de medewerkers. Aan de andere kant het inschatten van de kans op een tweede golf, een mogelijke verschuiving naar locale maatregelen en voorbereidingen daarop. In de tweede sessie op 6 juli kwamen meer concrete adviezen aan bod om de vraagstukken daadwerkelijk aan te pakken.

Hoe maak ik lessons learned concreet?

Besturen tijdens de coronacrisis bleek vaak eenzaam. Het onbegrip dat in de buitenwereld regelmatig de kop opstak eiste zijn tol. Het delen van ervaringen tijdens de beeldbelsessies voorzag dan ook in een belangrijke behoefte van de bestuurders. Het leed lijkt nu wellicht wat minder, waarmee er tijd is om te kiezen, maar het aantal te maken keuzes is tevens erg groot. Zannoni: ‘Iedere zorginstelling kan met zijn lessons learned een vervolgstap maken. Door ze in kaart te brengen en concreet te maken door er normen en waarden aan te koppelen. Een voorbeeld. Het leidend principe voor een zorginstelling kan zijn: ik laat mijn medewerkers niet onveilig werken. Dilemma: er waren te weinig beschermingsmiddelen. Dan wordt de regel dat er zonder beschermingmiddelen niet gewerkt wordt bij een hoger risico. De hier aan verbonden consequenties is dat er hulp gevraagd wordt bij andere instellingen of dat er bijvoorbeeld een statement richting politiek gaat.’ Andere lessons learned gaan over de interne communicatie, het snel kunnen implementeren van maatregelen op locaties en bijvoorbeeld het grote belang van steun en zorg voor medewerkers bij moeilijke omstandigheden.

Kleiner maken helpt

Het in stukken knippen van grote vraagstukken maakt het creatief oplossen van problemen makkelijker. Familieleden en instellingen stonden bijvoorbeeld vaak lijnrecht tegenover elkaar als het ging om bezoekregelingen. Nu is er tijd om met cliënten en familie om de tafel te gaan en leidende principes te bepalen, welke dilemma’s daarmee gemoeid kunnen zijn en tot welke bezoekregeling dat uiteindelijk leidt. Het is juist sterk als zorginstellingen laten blijken met dit soort vraagstellingen te worstelen. ‘Het principe van ‘kleiner maken’ kun je loslaten op elk vraagstuk’, zegt Zannoni. ‘Ook op bijvoorbeeld de dreiging van de tweede golf, zelfs als je bij de eerste golf de dans ontsprongen bent. Wat doe je als instelling als de eerste besmetting zich aandient? Wat doe je als het aantal groeit van een naar drie? Wat doe je als het er nog meer worden? Hoe communiceer je? Met patiënten en cliënten, hun familie, medewerkers, anderen? Weet je hoe het zit met bron- en contactonderzoek? Hoe creëer je draagvlak voor maatregelen? Daarvoor kunnen we de relatief rustige fase van de crisis waarin we nu zitten gebruiken.’