In ons vorige blog zijn wij ingegaan op de oorzaken van conflicten, die onder meer gelegen kunnen zijn in onduidelijkheid over rollen, taken en verantwoordelijkheden. Bestuur en toezicht hebben elk een eigen domein en specifieke verantwoordelijkheden. Rolzuiverheid betekent dat beide partijen hun bevoegdheden scherp bewaken en respecteren waar hun grenzen liggen. Tegelijkertijd kan onder omstandigheden flexibiliteit geboden zijn, zoals in tijden van crisis. Daarmee ontstaat een spanningsveld dat de voedingsbodem kan zijn voor conflict. Te weinig optreden levert toezichthouders het verwijt van passiviteit op, terwijl te veel betrokkenheid al snel wordt gezien als bemoeizucht. Bestuurders kunnen aan de andere kant worden bekritiseerd vanwege onvoldoende transparantie of het te laat delen van informatie, waardoor de raad van toezicht zijn taak niet effectief kan uitvoeren. Daarnaast kunnen bestuurders het verwijt krijgen dat zij de raad van toezicht vooral gebruiken ter legitimatie van al genomen besluiten, of dat zij de strategische betrokkenheid van de raad van toezicht te defensief afhouden. Een en ander wordt nog verder gecompliceerd onder invloed van mentale misleiding, een thema waar wij tijdens de Bijeenkomst Conflicthantering op 14 november nader op ingaan.

Voorkomen van conflicten: governance-hygiëne

Een deel van conflicten kan worden voorkomen door heldere statuten en reglementen en niet te vergeten een feitelijke praktijk die aansluit op de daarin vastgelegde regels en afspraken. Het is daarbij van belang om te voorkomen dat de statuten en reglementen vooral papieren tijgers zijn die uit de kast gehaald worden zodra het moet. Het verdient advisering om met elkaar het gesprek aan te gaan over de statuten en reglementen; wat staat er nu eigenlijk en hoe kunnen we hier in de praktijk een goede invulling aan geven? Statuten en reglementen kunnen daarbij het juridische kompas vormen dat helpt verwachtingen te structureren en verantwoordelijkheden te verhelderen. Zij kunnen daarbij helpen een balans te creëren tussen effectief toezicht en bestuurlijke autonomie.

In de praktijk vraagt dit om actieve borging:

• Regelmatige toetsing van werkprocessen: zijn die conform de statuten en reglementen?;
• Periodieke evaluatie van het functioneren van bestuur en toezicht, met aandacht voor rolvastheid;
• Bewust aandacht geven aan situaties waarin belangen of meningen kunnen conflicteren; kan het goede gesprek daadwerkelijk gevoerd worden?;
• Faciliteren van tegengeluid in vergaderingen om onbewuste voorkeuren te signaleren en tegen te gaan.

Escaleert een conflict onverhoopt toch, dan biedt een duidelijke (juridische) escalatieladder houvast. Hoe deze stappen eruitzien en op welke manier conflicten effectief kunnen worden beslecht, bespreken we in het volgende blog.

Geïnteresseerd in conflicthantering en biases?

Tijdens de NVZD Bijeenkomst Conflicthantering op vrijdag 14 november gaan advocaat, associate professor en cognitiefilosoof mr. dr. Charlotte Perquin-Deelen (Dirkzwager legal & tax / Radboud Universiteit) (c.perquin@dirkzwager.nl) en advocaat mr. Daphne Meijers (Dirkzwager legal & tax) mede naar aanleiding van het proefschrift van eerstgenoemde “Biases in de Boardroom en de Raadkamer” nader in op de onderliggende dynamieken van conflict.

Tijdens de bijeenkomst worden u ook (juridische) handvatten geboden om conflicten te kunnen voorkomen en tijdig te kunnen de-escaleren. Tevens komt aan bod welke juridische escalatiemogelijkheden er zijn. Het tweede deel van de bijeenkomst wordt verzorgd door Charlotte Perquin-Peelen en Marije Jaspers (jurist NVZD).

Interesse?

>> Meld u aan <<